Déclaration de protection à l’égard des données personnelles des élèves et des parents ou responsables légaux
Règlement Général sur la Protection des Données (R.G.P.D.)
Cette information s’adresse aux parents ou responsables légaux des enfants mineurs mais également aux élèves majeurs et à leurs parents, dans la mesure où malgré la majorité de l’enfant, l’école continue, sauf décision contraire de l’élève, de considérer les parents comme des interlocuteurs essentiels à la scolarité de leur enfant.
École Les Marronniers
Chaussée de Tubize, 159
1440 Wauthier-Braine
Belgique
Responsable du traitement des données transmises : Natacha De Bolle
Table des matières
1 . Pourquoi une déclaration de protection de la vie privée ?
Afin de pouvoir remplir nos missions d’enseignement, l’inscription d’un élève dans notre établissement nous amène à traiter, une série de données que vous nous aurez fournies ou qui nous seront communiquées dans le cadre du cursus scolaire. L’intégration de nouvelles technologies dans ce cursus éducatif ( ex. : Smartschool » ...) engendre également une multiplication des opérations de traitement de nouvelles données pour de nouvelles finalités et impliquent souvent de nouveaux acteurs.
Cette déclaration de respect de la vie privée décrit la manière dont nous gérons les données personnelles que nous collectons via divers moyens tels que par exemple, formulaires, appels téléphoniques, courriels et autres communications avec vous.
2. Que signifie traitement des données personnelles?
Une donnée à caractère personnel est toute information permettant directement ou indirectement d ’identifier une personne telle qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou via plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
Le traitement de données se définit comme toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés telles que la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, effacement ...
3. Qui traite vos données ?
Les données personnelles ne sont accessibles et traitées que par les membres du personnel de notre établissement. Elles sont sensibilisées et se sont engagées à la confidentialité de ces données, à leur utilisation légitime et précise, ainsi qu’à leur sécurité de ces données.
4. Engagement de l’établissement
La protection de votre vie privée et de celle de votre enfant est, pour nous, d’une importance capitale. Nous traitons vos données en conformité avec toutes les lois applicables concernant la protection des données et de la vie privée, en ce compris le « RGPD » - Règlement Général sur la Protection des Données (EU) 2016/679.
En inscrivant votre enfant dans notre établissement, en accédant et en utilisant le Site ou la plateforme de l’école, en s’enregistrant à un évènement scolaire, ou en fournissant d’une quelconque autre manière vos données, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente déclaration de respect de la vie privée, ainsi que les traitements et les transferts de données personnelles conformément à cette déclaration de respect de la vie privée.
Le traitement sera licite, loyal et légitime. Nous vous expliquons ci-dessous comment nous collectons, utilisons et conservons vos données et quels sont vos droits.
5. Les données personnelles que nous collectons
Les données sont collectées pour des finalités déterminées et légitimes. De manière générale, nous utilisons ces données :
- Soit sur base de votre consentement
- Soit parce que cela est nécessaire à l’exécution de la mission d’enseignement et du contrat de confiance passé entre notre établissement scolaire, les parents, l’élève, en vue de la scolarité/formation de ce dernier.
- Soit en vertu d’une obligation légale
- Soit parce que le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique
- Soit parce que le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement.
Les Données Personnelles collectées à votre sujet peuvent inclure :
- Identification générale et informations de contact
- Coordonnées des parents et de l’élève : noms; adresse; e-mail et téléphone; genre; état matrimonial des parents; date et lieu de naissance de l’élève; parcours éducationnel et formation de l’élève; professions des parents, composition et situation de famille, dossiers scolaires, photos
- Le droit à l’image fait l’objet d’un consentement de votre part ; il est sollicité au moment de votre inscription dans notre établissement.
- Numéros d’identification émis par les autorités gouvernementales
- Numéro de passeport ou de la carte d’identité, registre national, ...
- Information financières
- Numéro de compte bancaire et autre information financière (attestation CPAS, bourse d’étude, etc.)
- Informations nous permettant d’exercer nos missions d’enseignement ou liées à notre projet pédagogique ou d’établissement
- Données transmises dans le cadre de l’organisation d’activités scolaires de manière générale, de voyages extérieurs, d’activités culturelles ou sportives dans le cadre des cours ou toute autre participation ou intérêt dans une organisation scolaire; assurance(s) que vous auriez souscrites, souscription aux services offerts par l’école.
- Informations médicales pouvant avoir une incidence sur la scolarité de l’élève lui-même ou sur l’organisation de l’établissement scolaire
- Protocole relatif aux besoins spécifiques de l’élève, mesures médicales d’urgence en cas de pathologie chronique, protocole relatif aux aménagements raisonnables, données de santé de base, etc. Au moment de l’inscription de votre enfant dans notre établissement, ces données sont récoltées à l’aide d’une fiche de santé. Votre consentement est au même moment sollicité pour la récolte et le traitement de ces données.
Il est essentiel que ces données soient à jour. Pour ce faire, vous vous engagez à nous communiquer toute modification utile.
6. Finalités que nous poursuivons
Les finalités peuvent être classifiées en deux catégories.
6.1. La gestion administrative
En vertu des dispositions légales, nous devons dans le cadre du subventionnement de notre établissement mais également dans le cadre du financement de la Communauté française, communiquer certaines données personnelles de nos élèves et de leurs parents à la Fédération Wallonie - Bruxelles. Ce transfert se fait à l’aide d’une interface informatique sécurisée. Nous devons également transférer à la FWB certaines données dans le cadre du contrôle de l’obligation scolaire.
6.2. La gestion pédagogique et missions d’enseignement
La gestion de la scolarité de votre enfant nous amène à devoir gérer en interne des informations scolaires, voire communiquer certaines des données personnelles à des tiers et par exemple les communiquer à d’autres écoles en cas de changement d’établissement. Il s’agit souvent des coordonnées de base, à savoir nom, prénom et coordonnées de contact.
Dans ce même souci, les coordonnées de votre enfant et les vôtres seront transmises au centre PMS et au centre PSE avec qui nous sommes conventionnés.
Nous utiliserons aussi vos données pour vous contacter en lien avec la scolarité de votre enfant et pour traiter avec vous les différents aspects de la vie scolaire de votre enfant (courrier, facture, assurances, etc. ).
Le transfert de données à des tiers se fait à des fins non commerciales et strictement limité au bon suivi de la scolarité de votre enfant (utilisation de la plateforme sécurisée de l’école, lieu de stages, excursions, informations sur l’enseignement supérieur ... ).
Nous conservons en outre les données de votre enfant au terme de sa scolarité dans le cadre de notre association d’anciens.
La fiche de santé de l’élève ne contient que des informations de base utiles au suivi de votre enfant. Elles seront conservées et traitées en toute confidentialité.
7. Base légale de traitement des données personnelles
L’intérêt légitime poursuivi par notre établissement est bien entendu sa mission d’enseignement.
La collecte de la majorité des données est nécessaire pour des raisons légales ou contractuelles. Pour toute donnée non liée à une obligation légale ou contractuelle, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment (sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondée sur le consentement effectué avant ce retrait).
Si nous étions amenés à traiter les données personnelles pour d’autres finalités que celles établies dans le présent article, nous vous donnerons des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que sur ce nouveau traitement.
8. Utilisation de caméras
Des caméras de surveillance sont placées aux endroits suivants : portail d'entrée et cour de récréation.
La surveillance par caméras a pour seule finalité de prévenir et détecter toute atteinte aux personnes et aux biens. Le but recherché est donc la sécurité des personnes et des biens. Seul le responsable du traitement, le Pouvoir Organisateur ou son mandataire, ont accès à ces images.
Les images sont enregistrées et sont conservées durant 30 jours.
Ces images pourront être utilisées pour identifier et sanctionner les personnes qui seraient filmées en situation de contravention avec le règlement d’ordre intérieur de notre établissement.
9. Quels sont vos droits ?
Vous disposez de droits par rapport aux données que nous avons récoltées à votre sujet et au sujet de votre enfant. Il s’agit des droits suivants, et ce dans les limites mentionnées dans la réglementation et en fonction des finalités justifiant le traitement :
- Droit d’information
- Droit d’accès aux données
- Droit de rectification des données
- Droit à la suppression des données
- Droit à la restriction des données
- Droit à la portabilité des données
- Droit d’opposition à un traitement de données et ce en motivant spécifiquement votre demande, tenant compte que le responsable de traitement peut démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux qui justifient le traitement contesté et ce bien évidemment en conformité avec le RGPD.
Pour exercer ces droits, il vous suffit d’adresser un courriel ou un courrier à l’adresse de contact reprise en entête de ce document dans laquelle vous mentionnez précisément l’objet de votre demande. Cette demande sera signée, datée et accompagnée d’une copie recto/verso de votre carte d’identité.
10. Combien de temps conservons - nous vos données ?
Les données personnelles que vous nous avez confiées sont conservées aussi longtemps que votre enfant est scolarisé dans notre établissement scolaire. Les données relatives à la scolarité de votre enfant sont conservé es dans notre établissement conformément aux dispositions légales, et au plus durant 30 ans.
11. Sécurité
Notre établissement scolaire prendra les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité des données Personnelles que vous pourriez avoir avec nous pourrait avoir été compromise), vous êtes priés de nous en avertir immédiatement.
Lorsque notre établissement fournit des données personnelles à un partenaire, le fournisseur de services sera sélectionné attentivement et devra utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles.
12. Modifications à ces règles
Nous revoyons ces règles régulièrement et nous réservons le droit d’apporter des changements à tout moment pour prendre en compte des changements dans nos activités et exigences légales. Les mises à jour vous seront communiquées via notre site internet.